Im Jahre 1991 lieferte unser Unternehmen das erste Programm zur Unterstützung der Registratur bei der Verwaltung von Posteingängen und Postausgängen aus. Seit dem hat sich in zahlreichen Projekten auf dem Gebiet des In- und Outputmanagement von Dokumenten und der Vorgangsbearbeitung ein umfassendes Wissen angehäuft, welches seinen Niederschlag in Produkten für das Dokumentenmanagement gefunden hat.
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WinREG ist das nach dem DOMEA-Konzept 1.2 der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik (KBSt) zertifizierte Dokumentenmanagementsystem für verschiedenste Anforderungen. Sein Aufbau und das Schnittstellenkonzept ermöglichen den Einsatz nicht nur in der Registratur oder zur Bearbeitung von Standardvorgängen, sondern auch im Kontext von Fachaufgaben, wie der Liegenschaftsverwaltung, dem Vertrags-, Projekt- und Bestandsmanagement. Es ist integraler Bestandteil zahlreicher Fachanwendungen von Stella Systemhaus. Die Programmierschnittstelle ermöglicht die einfache Integration in bestehende Fachanwendungen anderer Hersteller. Das Programm unterstützt die klassische papiergestützte und die elektronische Vorgangsbearbeitung. Dies insbesondere durch die Integration in die Microsoft Office-Umgebung (Word, Excel, Outlook,...).
VS-REGSY ist das Ergebnis des Zuschlags an Stella Systemhaus nach einer europaweiten Ausschreibung des Bundeskriminalamtes, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums. Die Software dient der elektronischen Verwaltung von Dokumenten mit besonders schutzwürdigen Inhalten in allen Geheimhaltungsstufen bis STRENG GEHEIM. Die Software wurde auf Grundlage der Verschlusssachenanweisung (VSA) entwickelt und wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für das Einsatzgebiet empfohlen.
Weitere Projekte im Kontext des Dokumentenmanagement
In verschiedenen Projekten wurden Fachanwendungen realisiert, bei welchen insbesondere die automatisierte Ausgabe von Standarddokumenten im Ergebnis einer Vorgangsbearbeitung von Bedeutung ist. Grundlage der Vorgangsbearbeitung sind im DMS WinREG registrierte Eingänge, im Allgemeinen Anträge. Die Besonderheit dieser Verfahren liegt neben der ggf. speziellen Verarbeitungslogik in der automatischen Generierung der Ausgangsdokumente durch einen leistungsfähigen Dokumentengenerator. Das zu Grunde liegende allgemeine Verfahren erlaubt die effektive Erstellung und Änderung von Vorlagen für Ausgangsschreiben durch den Betreiber. Zu den Projekten gehören u.a.:
- Erstellung von Posteingangsbestätigungen, Nachforderung fehlender Unterlagen, Bescheiden, Urkunden und Zahlungsanweisungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Feststellung der Gleichwertigkeit eines Hoch- oder Fachschulabschlusses der ehemaligen DDR in den Bundesländern Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen und Brandenburg
- Erstellung von Dokumenten zur Nachforderung fehlender Unterlagen, allgemeinen Anschreiben und Bescheiden bei der Bearbeitung von Fördermittelanträgen in verschiedenen Bundesländern
Das Verfahren zur Erstellung der Dokumente steht in allen Anwendungen von Stella Systemhaus zur Verfügung, so z.B. als Serienbriefgenerator in der Standardanwendung WinREG.