Stella Systemhaus GmbH

Bibliotheksverwaltung B_THEK

Problemstellung

Die Aufgaben einer Bibliothek beinhalten die Verwaltung und Koordinierung von Literatur, wie Bücher, Zeitschriften, Loseblattsammlungen usw. Die Problemstellungen liegen in den Bereichen Erwerbung, Katalogisierung und Inventarisierung sowie die Ausleihe und die Öffentlichkeitsarbeit.

Für die Beschaffung ist die Unterstützung des Bestellwesens bedeutsam, dies schließt u.a. das Erzeugen von Bestellungen, das Verwalten der Adressen von Dienstleistern sowie die Budgetverwaltung und das Führen eines Rechnungsjournals ein.

Die Inventarisierung und Katalogisierung erfasst in erster Linie die Erschließung der Literatur gemäß Vorgaben an die Literaturart (Alphabet. Katalog) und das Führen eines Exemplarkatalogs (Zugangsbuch). Neben dem Durchführen einer Inventur ist ebenso die Dokumentation von Abgängen (Aussonderungsliste) eine wichtige Aufgabe in einer Bibliothek.

Auch die Veröffentlichung des Bestandes (z.B. im Intranet) und separat der neuen Literatur (Neuerwerbungslisten) gehört zu den Tätigkeiten eines Bibliothekars.

Zur Funktion einer Bibliothek gehört die sparsame und effektive Nutzung des Bestandes (Umlaufverwaltung, Mahnwesen, Leihstatistik, ...).

Lösung

Im Bibliotheksprogramm „B_THEK“ wird der gesamte Lebenszyklus eines Exemplars von der Beschaffung über die Nutzung bis hin zur Aussonderung abgebildet. Dabei wird die vollständige und standardisierte Erschließung (RAK – Regeln der alphabetischen Katalogisierung) von Literatur erfüllt. Von Vorteil dabei ist die Unterstützung durch Kataloge wie Körperschaften, Verlage, Thesaurus etc. Zusätzlich wird die Verwaltung von Ergänzungslieferungen, die Überwachung von Nachlieferungen und das Aufzeichnen benutzer- und exemplarbezogener Leihprotokolle unterstützt. Zum Durchführen einer Inventur genügt im Prinzip ein Mausklick.

Ein Plus ist die einfache und bedienarme Aufnahme des laufenden Eingangs von Periodika und der damit verbundene, nahtlose Übergang in den Umlauf sowie die aktive Lieferkontrolle.

Hervorzuheben ist der Dienstleistungsaspekt, den die Bibliothek mithilfe von B_THEK gegenüber seinen Lesern hat, wie z.B. das Führen von Desideratenlisten (Wunschlisten für Bestellungen mit Zuordnung des Leser) und das Verwalten von Vormerkungen für die Ausleihe bzw. für Umläufe.

Die Art der Veröffentlichung (OPAC) kann durch den Nutzer gesteuert werden.

Routineaufgaben wie das automatische Erstellen von Schreiben (z.B. Leihschein, Mahnschreiben, Bestellungen) sowie der Export von Daten in Office-Programme zur weiteren Bearbeitung werden unterstützt.

Das Programm verfügt über eine Mandantenfähigkeit, d.h. der Verbund mehrerer Bibliotheken (z.B. untergeordneter Häuser) in einer Datenbank wird unterstützt. Es wird nach dem Prinzip der dezentralen Pflege bibliographischer Daten verfahren, d.h. jede angeschlossene Bibliothek verwaltet eigene Einträge im Alphabetischen Katalog. Zur Unterscheidung der Einträge wird das Merkmal „Bibliothek" (i.S. der Erfassungsstelle) als Erweiterung der Signatur geführt. Die Einträge des Alphabetischen Katalogs stehen allen Programmzugriffsberechtigten lesend zur Verfügung. Eigene Einträge können von "Fremd-Einträgen" abgeleitet und nachträglich bearbeitet werden. Ziel des Verbundes ist die Recherche über den gemeinsamen Bestand und die zentrale System-Administration.

Nutzen

Neben der grundsätzlichen Verbesserung der Dienstleistungsqualität, welche die Bibliothek gegenüber den Mitarbeitern anbietet sind insbesondere die erreichbaren Kosteneffekte nicht unerheblich.

Das Programm führt zahlreiche Routineaufgaben effektiv aus und führt damit zu Arbeitszeiteinsparungen beim Personal der Bibliothek. Dies wird auch durch die Veröffentlichung des Bestands im Intranet erreicht. Alle Mitarbeiter können ohne Hilfe der Bibliothek via OPAC selbstständig im Bestand recherchieren.

Die Katalogisierung des Bestands führt dazu, dass bisher unerkannte Mehrfachbeschaffungen aufgedeckt werden. Der Bestand kann effektiver ausgenutzt und kontrolliert werden, da jederzeit der Verbleib der Publikationen nachvollziehbar ist.