B_THEK jetzt auch im Sächsischen Staatsministerium der Finanzen
Das Sächsische Staatsministerium der Finanzen setzt nun auch das Programm zur Bibliotheksverwaltung B_THEK der Firma Stella Systemhaus ein. Nach kurzer Einführungsphase ging das System am 18. Januar 2007 in Betrieb.
Ende Oktober 2006 entschied sich das Finanzministerium für den Einsatz des Produkts B_THEK in der Bibliothek. Die integrierte Bibliothekslösung stellt Verfahren für die Geschäftsabläufe der Erwerbung, Erschließung, Inventarisierung und Ausleihe von Literatur sowie zu ihrer Publizierung bereit.
Im Finanzministerium partizipieren einerseits die Bibliothekarinnen bei ihren Aufgaben der Literaturverwaltung und -beschaffung vom Nutzen dieser Software als auch die Bediensteten, denen über B_THEK-OPAC (Online Public Access Catalogue) der Literaturrecherchezugang nebst Bestellmöglichkeit vom Browser am Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Darüber hinaus haben alle Mitarbeiter der sächsischen Landesbehörden über den „Info-Highway Sachsen“ Online-Zugang zum Literaturkatalog des Finanzministeriums.
Dem Startschuss im Januar 2007 war eine Datenübernahme der Katalogkarten, Leser- und Ausleihdaten aus dem vorher eingesetzten Bibliotheksprogramm ComBo vorausgegangen. Durch enge Zusammenarbeit der IT-Verantwortlichen des Finanzministeriums mit der Firma Stella gelang es, das Rollout mit Installation, Schulung, Datenmigration und Probephase in nur zwei Monaten abzuschließen.
15 Jahre ist die Lösung am Markt und wird z.B. von 20 sächsischen Landesbehörden eingesetzt. Darunter befinden sich drei obere Landesbehörden und zwei Bibliotheksverbünde. Im Saarland betreiben fünf obere Landesbehörden B_THEK-Systeme.
Fachanwendung mit dem .NET-Framework der Fa. Microsoft implementiert
Im Landesverwaltungsamt des Bundeslandes Sachsen-Anhalt wird seit 1995 in mehreren Dienststellen ein Softwaresystem eingesetzt, welches dem Verbleibs- und Statusnachweis von Akten in der Behörde oder bei externen Gutachtern dient. Dabei handelt es sich um verschiedenste Akten zu Empfängern von Versorgungsleistungen, welche sich z.B. auf dem Bundesversorgungsgesetz (Kriegsopferfürsorge), dem Sozialgesetzbuch (Schwerbehindertenrecht), dem Bundeselterngeldgesetz etc. begründen (Fallakten). Ziel der Systemeinführung war und ist die Gewährleistung von Qualitätsstandards bei der Kommunikation mit den Antragstellern, also dem Bürger, und bei den internen Verwaltungsabläufen. Bei der Umsetzung wurde besonderes Augenmerk auf die zeiteffiziente Bearbeitung größerer Aktenmengen durch die Registraturmitarbeiter und die Sachbearbeiter gelegt. Die Bearbeitungsvorgänge werden dazu durch Barcodes auf den Akten unterstützt. Zurzeit werden in diesem System ca. 500.000 Akten verwaltet. Der Lebenszyklus einer Akte und entsprechende Aktionen werden im System in folgende Abschnitte eingeteilt:
- Übernahme der Akteninformationen aus dem jeweiligen Fachverfahren, in welchem die Berechnungs- und Zahlungsvorgänge durchgeführt werden. Die Übernahme der Informationen zu neuen Akten erfolgt regelmäßig mittels eines Importmoduls, welches die Daten aus einer für jedes Fachverfahren einheitlichen Schnittstelle übernimmt.
- Bearbeitung der Akte in den Fachbereichen und bei externen Stellen (Gutachter, Amtsarzt etc.) mit Terminüberwachung – Historisierung des Laufweges (Workflow).
- Aufbewahrung der Akte nach Abschluss eines Vorgangs in der Registratur (z.d.A.).
- Zuordnung neuer Dokumente durch die Registratur (dazu ggf. Anforderung der Akte aus dem Fachbereich).
- Übergabe der geschlossenen Akte (Ende der Versorgungsleistung) an das behördeninterne Zwischenarchiv (Altablage) bis zur Erreichung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. In der Altablage sind Ausleihen von Akten möglich.
- Abgabe der Akten an das Archiv oder deren Vernichtung nach Erreichen der Aufbewahrungsfrist (Aussonderung).
Die Ende 2006 übergebene neue Programmversion basiert auf der Technologieplattform .NET Framework 2.0 der Firma Microsoft®. Als Datenspeichermedium wird der Microsoft SQL Server eingesetzt. Die Wahl fiel auf diese Plattform, da in der IT-Infrastruktur durchgängig Microsoft Windows Betriebssysteme eingesetzt werden. Trotzdem gewährt diese Plattform eine erhöhte Investitionssicherheit, weil mit dem Mono-Projekt ein Framework angeboten wird, welches z.B. auch für Linux zur Verfügung steht. Beim Export von Informationen aus dem System, wie z.B. dem Ausdruck von Ergebnislisten, wurde ebenfalls auf eine offene Technologie geachtet. Listen werden in das Rich Text Format (RTF) exportiert und können mit jedem Textverarbeitungssystem angezeigt und gedruckt werden, welches dieses Format beherrscht (z.B. MS Word).
B_THEK 4.1 unterstützt neue ISBN
Die B_THEK-Version 4.1 bietet volle Unterstützung bei der Eingabe der neuen ISBN-13. Die ISBN (International Standard Book Number) ist eine Internationale Standardbuchnummer. Sie ist eine eindeutige 10- bzw. 13-stellige Nummer zur Kennzeichnung von Literatur, z.B. Büchern. Mit ihr werden nichtperiodische Veröffentlichungen von Verlagen eindeutig identifiziert. Viele Bibliotheken verwenden sie für die Bestellsysteme und die bibliotheksübergreifenden Kataloge.
Der Nummernraum der ISBN war bislang 9-stellig (die 10. Stelle ist eine Prüfziffer). Vor allem in Osteuropa und im englischen Sprachraum besteht die Problematik, für neue Verlage und Publikationen Nummern zu finden. Aus diesem Grund wurde Anfang 2005 die erweiterte 13-stellige ISBN eingeführt. So wird z.B. aus der ISBN-10 „3-86640-001-2“ die ISBN-13 „978-3-86640-001-6“. Die ISBN-10 und ISBN-13 werden derzeit gleichberechtigt nebeneinander verwendet. Ab 1. Januar 2007 ist die Angabe der ISBN-13 Pflicht und die ISBN-10 kann entfallen.
Neben dem neuen ISBN-Format unterstützt B_THEK weiterhin das ISBN-10-Format. Wird mit einem Barcode-Scanner der 13-stellige EAN-Barcode eines Buches in das B_THEK-Schnellzugriffsfeld eingelesen, kann der betreffende Katalogeintrag dieses Titels sofort bereitgestellt werden. Dabei ist unerheblich, ob er eine ISBN im alten oder neuen Format besitzt.
Erweiterung zum Altregistraturprogramm: „Aussonderungsmodul“ mit XML-Schnittstelle
Zum Altregistraturprogramms „AltREG“ wurde das Add-On „Aussonderungsmodul“ entwickelt. Dies ermöglicht, Schriftgüter in ihrem gesamten Lebenszyklus, von ihrer Erfassung bis zur Aussonderung, elektronisch zu verwalten.
Das Vorgangsbearbeitungssystem WinREG bietet die Voraussetzung, eine fristgerechte Aussonderung von Unterlagen durchzuführen. Die auszusondernden Einheiten werden nach dem Zurücklegen in die Altregistraturverwaltung übernommen. Dort startet nun durch berechtigte Nutzer der Aussonderungsprozess nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Es wird zwischen sofort zu vernichtenden (z.B. durch Kassationsgenehmigungen) und anzubietenden Aussonderungseinheiten unterschieden. Anzubietende Unterlagen werden in ein Anbieteverzeichnis aufgenommen, welches zur Übergabe an das Archiv exportiert wird. Der vollelektronische Datenaustausch zwischen Behörde und Archiv erfolgt mithilfe einer XML-Datei. Diese kann in Microsoft Excel bearbeitet bzw. in ein Programm zur Archivbewertung importiert werden. Nach Bewertung im Archiv werden die elektronischen Informationen im Aussonderungsmodul zur Weiterbearbeitung importiert.
Das Ergebnis ist die Abbildung des gesamten Aussonderungsprozesses und erleichtert den Nutzern die Arbeit mit dem Aktenbestand sowohl im Vorgangsbearbeitungssystem als auch in der Altregistraturverwaltung durch Übersichtlichkeit und Aktualität.
Das Erweiterungsmodul zu Aussonderung erfüllt die im DOMEA-Konzept gestellten Anforderungen an ein solches Aussonderungsmodul.
Update auf neue WinREG-Version im Ministerium für Gesundheit und Soziales von Sachsen-Anhalt
Nach 10 Jahren des erfolgreichen Einsatzes des Registraturverfahren REGISTRA wurde im sachsenanhaltinischen Sozialministerium das DOMEA-zertifizierte Dokumentenmanagementsystem WinREG eingeführt. Das neue System öffnet für die obere Landesbehörde den Weg zur elektronischen Vorgangsbearbeitung. Damit ist auch ein entscheidender Schritt zur Integration in die eGovernment- Infrastruktur des Landes getan.
Das Projekt umfasste neben der Einführung des Programms an vorerst ca. 50 Arbeitsplätzen auch die Migration des gesamten Datenbestands aus dem Altsystem und die Schulung der Mitarbeiter auf der neuen Software. Die Migration des Altsystems auf die neue Lösung inkl. der Schulung der Nutzer wurde in 3 Tagen realisiert. Die Behinderung der Erfassungsarbeitsplätze konnte dabei auf einen Arbeitstag beschränkt werden. Dies war möglich, da bereits die Entwicklung des nun technisch veralteten REGISTRA-Systems unter Berücksichtigung der behördlichen Verfahren bei der Vorgangsbearbeitung erfolgte, also quasi bereits die erste Stufe des DOMEA-Stufenkonzepts erfüllt war. Dies bedeutete, dass die Informationsstrukturen der alten Software in der neuen enthalten sind und bei den Nutzern ein sehr hoher Grad der „Wiedererkennung“ gegeben war.
Bei der Sachbearbeitung werden die Mitarbeiter nun durch den integrierten WinREG-Office-Client unterstützt. Dieser ermöglicht die Erstellung von Entwürfen, Vermerken etc. mit Unterstützung des WinREG-Systems (Übernahme von Adressdaten, Aktenzeichen, Bearbeiterinformationen etc.) mit der sofortigen Übernahme in das elektronische Ablagesystem. Damit entfallen durch die IT-Abteilung zu wartende zentrale oder lokale Ablagen im Dateisystem und die Informationen stehen jederzeit an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung. Von großer Bedeutung ist auch die Registrierung und Ablage aller eingehenden eMails im Vorgangsbearbeitungssystem und damit die Sicherung aller aktenrelevanten Informationen.
Auch im technischen Bereich wurde mit WinREG ein effektiverer Ressourceneinsatz erreicht. Die Client-Server-Anwendung wird auf einem Citrix-Terminalserver-System betrieben. Damit entfallen aufwändige Installationen an den Arbeitsplätzen und eine effektive zentrale Wartung kann erfolgen.
Stella Systemhaus GmbH kooperiert mit SAPERION AG
Stella Systemhaus GmbH hat mit der Berliner SAPERION AG eine Integration der Software-Lösung WinREG in SAPERION vereinbart. Die neue gemeinsame Lösung wird erstmals zur kommenden DMS-Expo am Messestand der SAPERION AG (Halle 1, Stand 1115) gezeigt. WinREG erhielt im Oktober 2002 als eines der ersten drei Produkte die DOMEA-Zertifizierung nach den Vorgaben des Anforderungskatalogs der KBSt. Für die integrierte Lösung wird die SAPERION AG eine Neuzertifizierung auf Grund der im Herbst zu erwartenden Version 2 des Katalogs der KBSt beantragen.
Das neue Programmpaket deckt in seiner Gesamtheit alle Anforderungen des DOMEA-Konzepts ab, von der Registratur bis zum Vorgangsbearbeitungssystem. Für die Anwender bedeutet dies erhöhte Akzeptanz und mehr Investitionssicherheit. Die Stella Systemhaus GmbH hat in der Vergangenheit in zahlreichen Installationen die problemnahe Abbildung der notwendigen Funktionalitäten durch WinREG unter Beweis gestellt. Die Qualität der erprobten Lösung hat auch SAPERION überzeugt. Dr. Mathias Petri, Vorstand für Vertrieb und Marketing der SAPERION AG: „Für die Weiterentwicklung vertikaler Lösungen setzen wir neben der Entwicklungskompetenz unserer Kernmannschaft zum Standardprodukt SAPERION auf die Fachkompetenz spezialisierter Partner. WinREG summiert über zehn Jahre Entwicklung im Bereich der öffentlichen Verwaltung, ist ein modular aufgebautes System und gehört zu den ersten zertifizierten DOMEA-Produkten.“
WinREG-Erfahrungsbericht des Sächsischen Landesamtes für Familie und Soziales in Chemnitz
Um Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Auskunftsfähigkeit zu verbessern, setzt das Sächsische Landesamt für Familie und Soziales in Chemnitz das Dokumenten–Management-System (DMS) WinREG ein. Die Software der Stella Systemhaus GmbH unterstützt Verwaltungstätigkeiten bei der Erstellung von elektronischen Akten.
Zu den Aufgaben der Oberen Landesbehörde des Freistaates Sachsen zählen z. B. der Gesetzesvollzug für Soziales Entschädigungsrecht und das Landesblindengeldgesetz, die Feststellung von Schwerbehinderteneigenschaften im Rahmen des SGB IX und die Integration von schwerbehinderten Arbeitnehmern in das Berufsleben. Der Behörde sind Ämter in Chemnitz, Dresden und Leipzig für den Verwaltungsvollzug nachgeordnet.
Als Ergebnis einer 1998 durchgeführten Organisationsuntersuchung wurde für den IT-Bereich des Landesamtes die Vollausstattung mit PCs und die Einführung neuer Software mit Integration eines elektronischen Archivs gefordert. Peter Siegel, Sachgebietsleiter Organisation und Informationsverarbeitung im Landesamt: „Die Einführung IT-gestützter Vorgangsbearbeitungssysteme muss, aufgrund der Komplexität der abzubildenden Aufgaben, stufenweise erfolgen. Das Ziel des Einsatzes eines DMS in unserem Haus war zunächst die Verbesserung der Auskunftsfähigkeit zum Verwaltungsvollzug und die Auskunftsfähigkeit unabhängig vom Aktenstandort. Der Nutzen daraus ist die Verkürzung von Bearbeitungszeiten und die Reduzierung der manuellen Vorgangsbearbeitung.“
Den Öffentlichen Teilnahmewettbewerb konnte die Bietergemeinschaft mit der damaligen CE AG und Stella Systemhaus GmbH zu ihren Gunsten entscheiden. Die Zuschlagserteilung erfolgte anhand des DOMEA-Leitfadens der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt). Das Dokumenten-Management-System WinREG des Dresdener Unternehmens Stella Systemhaus GmbH unterstützt die vielfältigen Arbeiten der Schriftgut- und Vorgangsverwaltung und ist speziell für den Einsatz in Behörden entwickelt worden. Die Aktenbearbeitung wird durch folgende Funktionen elektronisch unterstützt:
- Registrierung der Posteingänge,
- Weitergabe der Papierdokumente in das Sachgebiet mit anschließender Verfügung,
- Akten- und Vorgangszuordnung,
- Erstellung von Ausgangsdokumenten in der Office-Umgebung mit gleichzeitiger Registrierung und Ablage im elektronischen Archiv,
- Scannen der Posteingänge und Ablage im digitalen Archiv.
Dem Sächsischen Landesamt dient die von Ceyoniq/ Stella entwickelte Lösung zunächst dazu, im Bereich der Sachaktenbearbeitung neben den Registrierungsfunktionen erste Erfahrungen in der Anwendung einer Archivlösung zu sammeln. Peter Siegel: „Bei der Sachaktenbearbeitung handelt es sich um nicht oder wenig strukturierte Prozesse. Für diesen Aufgabenbereich ist keine spezielle Fachapplikation notwendig. Allerdings war die im Einsatz befindliche MS-Office-Software zur Abbildung dieser Prozesse nicht ausreichend. Diese galt es um Registratur- und Dokumentenarchivierungsfunktionen zu ergänzen, die nicht nur von den zentralen abteilungsbezogenen Registraturstellen genutzt werden sollten, sondern von den PC´s aller Mitarbeiter.“
Zur Zeit kann von 200 Arbeitsplätzen auf das System zugegriffen werden. Im Parallelbetrieb arbeiten ständig bis zu 50 Anwender mit der Software. Sie verfügen über ein umfassendes Auskunftssystem, dass auch zum Erstellen neuer Dokumente eingesetzt werden kann. Durch sofortigen Zugriff auf Aktenbestände am Arbeitsplatz und mittels Schlagworten zu den Dokumenteninhalten ist eine unmittelbare Auskunftsbereitschaft bei Anfragen gewährleistet. Die Einsichtnahme in die Akten ohne Hilfe der Abteilungsregistratur, unter Berücksichtigung der jeweiligen Zugriffsrechte, vereinfacht die abteilungsinterne- und übergreifende Kommunikation. Durch die Möglichkeit der Integration spezifischer Aktenpläne und Aufbewahrungsfristen in WinREG kann die Terminkontrolle und Aktenwiedervorlage automatisiert werden.
WinREG erhält DOMEA-Zertifizierung nach dem Anforderungskatalog 1.2
Als erstes Produkt erhielt das Dokumenten-Management-System (DMS) WinREG 4.5 der Stella Systemhaus GmbH die DOMEA-Zertifizierung nach den Vorgaben des neuen Anforderungskatalogs. Bestätigt wurde die Zertifizierung durch die Prüfstelle des Bundesministerium des Innern (BMI). WinREG unterstützt die vielfältigen Arbeiten der Schriftgut- und Vorgangsverwaltung und wurde speziell für den Einsatz in Behörden entwickelt.
Als eines der ersten Großprojekte im Sinne vom Public Private Partnership wurde das Konzept "Papierarmes Büro (DOMEA-Konzept)" (Dokumenten Management und elektronische Archivierung), in den Jahren 1997/1998 bei der KBSt (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern) pilotiert. DOMEA wird mittlerweile von zahlreichen Bundes- und Landesverwaltungen als konzeptionelle Grundlage zur IT-Unterstützung der gesamten Geschäftsprozesse in der öffentlichen Verwaltung verwendet, besonders bei der Planung und Realisierung einer elektronischen Schriftgut- und Vorgangsbearbeitung.
Behördenspezifische Anpassung
Das DOMEA-konforme DMS WinREG der Dresdener Stella Systemhaus GmbH sichert durch seine Modularität und Skalierbarkeit den schrittweisen Ausbau vom Registriermodul bis zum vollelektronischen System. Da sich eine individuelle Anpassung der Basisversion an die konkreten organisatorischen Abläufe problemlos realisieren lässt, kann das Programm sowohl für zentrale Registraturen als auch für mehrere Abteilungen gleichzeitig eingesetzt werden. Die Integration der Adressdatenbank und der Vorgangsverwaltung in die Office-Produkte wird vollständig unterstützt.
Die Funktionen von WinREG ermöglichen das komplette Erfassen ein- und ausgehender Dokumente (Scannen) sowie deren Bearbeitung und Weiterleitung unter Berücksichtigung eingeschränkter Zugriffsrechte. WinREG gewährleistet die Anbindung an elektronische Archivierungs- und Workflowsysteme ebenso wie die Integration von Adressdatenbank und Vorgangsverwaltung in die Microsoft Office-Produkte. Vermöge der Fähigkeit WinREGs, Daten zwischen autarken WinREG-Systemen auszutauschen, lassen sich filialübergreifende Geschäftsprozesse großer Einrichtungen qualitativ und quantitativ optimieren. Neben umfangreichen Recherchefunktionen bietet das Programm eine durchgängige Unterstützung beim Aussondern geschlossener Vorgänge - angefangen vom Zurücklegen in die Altablage bis zur Abgabe ans Endarchiv. Zusätzlich stehen weitere Module für eine Intranet-Anbindung zur Verfügung.
Die Zertifizierung von WinREG wurde auf der Grundlage des fortgeschriebenen Anforderungskatalogs des Konzeptes "Papierarmes Büro (DOMEA-Konzept)" in der Version 1.2 durchgeführt. Die Prüfung erfolgte im Auftrag der KBSt durch unabhängige, von der KBSt benannte Prüfstellen. Behörden können auf Grundlage der DOMEA-Zertifizierung beschränkt ausschreiben, in Sonderfällen unter Umständen sogar freihändig vergeben.